コミュ障の方に知ってほしい電話対応の5つのポイント!

仕事の悩み

電話ってどうしても苦手…

どうすればいいのか…

電話って相手の顔が見えないですし、声だけでコミュニケーションを取らないといけないので難しいですよね。

元々コミュ障だった私は特に仕事の電話が苦手で、オフィスにいる時も外回りしている時も「なるべく電話が掛かって来ないでくれ…」と念じていました。笑

緊張して声が小さくボソボソとした話し方になったり、相手の声が上手く聞き取れなかったりと、電話本当に苦手でした。

聞き取れなかった事を「もう一回聞いたら怒られるかな・・・?」と萎縮してしまい、聞けずに電話を切ってしまった事も何度もありました。

離れた相手とコミュニケーションを取る手段として電話は欠かせません。

そんな電話が苦手な方に5つのコツをお伝えしたいと思います!

電話対応の5つポイント!

  • 事前準備はしっかりと
  • 見えない相手に好印象を与える
  • 電話は最初が大事
  • 覚えておきたい電話のマナー
  • 相手への配慮を忘れずに

事前準備はしっかりと

電話をするときは事前にメモボールペンを準備しておきます。

電話をしてから探すと焦ってしまいますので、前もってどこに置いておくかを決めておいた方がスムーズです。

外で電話をするときも、メモとボールペンがすぐに取り出せるようにしておきましょう。

また、メモが取れるように文字を書く手とは逆の手で電話を取るようにしましょう。

見えない相手に好印象を与える

電話越しだと声が低くなってしまい、聞き取りにくくなってしまいます。

そこで気を付けたいのが声のトーンです。

少し高めを意識して話すと聞き取りやすくなります。

電話をしていても直接話している時のように表情姿勢は気を付けましょう。

表情や姿勢は声にも現れるので、見えていなくてもしっかりと!

電話は最初が大事!

あ、もしもし、あ、あの○○(会社)の△△です。

えっと・・・。□□の件で・・・

と最初を失敗するとその後もグダグダになってしまいます。

電話を掛ける時は、まず電話をかける相手・用件をもう一度整理しておきます。

いつもお世話になっております。○○(会社名)の△△と申します

○○の件でお電話致しました

と、あらかじめ電話の入りをスムーズに言えるようにしておくと上手くいきます。

電話を受ける時もスムーズに言えるようにしておきましょう!

覚えておきたい電話のマナー

電話にはいくつかマナーがあります。

電話をかける時間に気を付けましょう

相手から指定が無い場合は、朝、昼食時、就業時間終了後にかけるのは避けましょう。

朝って本当忙しいですよね。

朝礼などを行っている可能性もありますし、避けた方が無難です。

基本的に12時~13時は昼食の時間帯なので、前後30分も避けましょう。

仕事が終わっているであろう時間帯に電話するのも止めた方が良いです。

相手に都合の良い時間帯を聞いておくと安心です。

掛かってきた電話はなるべく3コール以内に出る!

その時の状況によっては異なりますが、なるべく早く出た方が良いです。

短気な方は3コールくらいで切ってしまう事があります…。

ただ、電話に慣れないうちは1コール目で焦って出るのもやめましょう。

1コール目で電話に気付く、2コール目で落ち着かせる、3コール目で出る!

くらいのイメージで良いと思います。

電話を切るときは相手が切ってから!

基本的にはかけた方から切るのがマナー、と言われています。

しかし相手がお客様目上の人の場合は、こちらがかけても相手が電話を切るのを待った方が良いです。

相手に配慮を

たとえば相手の声が小さくて声が聞こえなかったらなんて言いますか?

「声が小さくて聞こえないです」

とは言ってはいけません。

「申し訳ございませんが、少しお電話が遠いようです」

相手の声が小さいではなく「電波が悪くて上手く聞き取れない」という事にしておきます。

電話の時間が長くなる時も「○○分ほどよろしいでしょうか?」と予め相手に確認しておく方が良いです!

相手に配慮する気持ちが大切です。

しっかりとポイントを抑えれば電話は怖くないです!

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