Web会議の注意点!チェックして欲しい7つのポイント!

仕事の悩み

Web会議って何を気をつければ良いんだろう?

こんにちはToraです!

最近は社内会議や顧客との面談などもWebで行うことが増えてきましたね!

そんなWeb会議・面談での注意点をご紹介します!

Web会議・面談でチェックして欲しい7つのポイント!

カメラ位置は大丈夫か?

体の位置は画面の真ん中

しっかりと正面を向いている

目線は自然な高さになっている

iPadやスマホでWeb会議を実施する時は、手持ちだと映像がブレてしまうので、必ずカバー等で固定するようにしましょう!

また手持ちだとカメラ位置が下がってしまい、見下ろしたように見えてしまうので台の上に置くなど高さにも注意しましょう!

映り込んではいけないものはないか?

社内会議で後輩の画面に下着が映り込んでいることがありました。笑

自宅などで実施する際は早めにカメラを起動させ、どのように映っているか確認した方が良いです。

背景をぼかしたり、別の背景に差し替えたりする機能もありますが、気になるのでやめた方が良いと思います。

ポスターなども気になってしまうので、できれば何も貼っていない壁などを背にすると良いです。

身だしなみは問題ないか?

これは言うまでも無いですよね。

Web会議あるあるで

上半身はスーツ!下半身は下着のまま!

なんて話をよく聞きますが、ちゃんと上下着ましょう!

「もしかして下着が映ったらどうしよう?」なんて悩む時間があるなら下も履いた方が良いです。

特に顧客との面談ではそんなことに気を回すことなく「100%面談に集中」するために、しっかりと身だしなみを整えて面談に臨みましょう!

画面共有、資料提示などスムーズに操作できるか?

それでは会議を始めます。

資料を映してください。

あれ?画面共有が上手くできない…

・・・

放送事故です。

Webでは十数秒止まるだけでも非常に長く感じますので、スムーズに操作できるように事前に練習しておきましょう。

また「不要な資料は閉じておく」「デスクトップは綺麗にしておく」といったことも心がけておきましょう!

音声はつながっているか?

・・・以上です。

何かご質問はありますか?

すみません…

いま音声が切れてたのでもう一回良いですか?

え!?

マイクがミュートのままだったり、回線トラブルによって起こり得ます。

はじめに音声が聞こえているか確認し、話している途中でも「ここまでで何かご不明な点はありませんか?」など、聞くようにすると良いです。

トラブル時の対応は万全か?

特に顧客との面談の際にはトラブル時の対応が重要です。

顧客の環境を事前に把握し、問題なく接続ができるように準備しましょう。

それでも当日に「上手くつながらない」「音声が聞こえない」など、様々なトラブルが起こります。

連絡先を共有しておく

万が一繋がらない場合はすぐに連絡をもらえるよう、自分の連絡先は共有しておきましょう。

音声が聞こえない時の対応

資料は画面で提示して電話で説明する、など柔軟に対応しましょう

上手く接続できない時の対応

アプリケーションで繋がらない場合はWeb上での接続も試してもらう。

違うシステムをで接続してみる(teamsがダメならzoomを使用してみる)

相手の反応はどうか?

対面の面談と違って相手の反応が読み取りにくいです。

不明な点はなかったか?

聞き取りにくい点はなかったか?

映像に乱れはなかったか?

普段以上に相手の反応を確認するようにしましょう!

気軽に実施できるWeb会議ですが、気を抜いてしまわないよう注意が必要です。

事前準備が大切です!

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